تخصيص فترات زمنية أم تحديد مدة للمهام: طريقتان لتخطيط يومك بفاعلية

تشترك معظم قوائم المهام في المشكلة نفسها: تخبرك بما ينبغي إنجازه، لكن لا تحدد متى. وهكذا تنجز الأمور السهلة، وتظل الأمور المهمة تتأجل إلى الغد، حتى تصل الساعة 5 مساءً فتجد أنك كنت مشغولًا طوال اليوم دون أن تنجز الكثير.

يعالج تخصيص الفترات الزمنية وتحديد مدة المهام هذه المشكلة، لكن بطريقتين مختلفتين. يستخدم الناس المصطلحين وكأنهما يعنيان الشيء نفسه، لكنهما مختلفان، وفهم الفرق يساعدك على اختيار ما يناسب أسلوب عملك الفعلي.

تخصيص الفترات الزمنية: موعد لكل مهمة

يعني تخصيص الفترات الزمنية تقسيم جدولك إلى فترات وتحديد ما ستفعله في كل منها مسبقًا.

قد يبدو يومك على هذا النحو: من 8:00 إلى 10:00 للعمل بتركيز على مشروع، ومن 10:00 إلى 10:30 للبريد الإلكتروني، ومن 10:30 إلى 12:00 للاجتماعات، ثم الغداء، وبعده من 13:00 إلى 15:00 لفترة تركيز ثانية، والساعة الأخيرة للأعمال الإدارية والتخطيط للغد.

الفكرة أن جدولك لا يعود مجرد قائمة اجتماعات. يصبح لعملك الخاص موعد أيضًا، فلا يتمكن الآخرون من ملء كل فراغ دون أن تشعر. وإذا طلب أحدهم وقتك في الساعة 9:00، فسترى أنك مشغول بالفعل، حتى لو كان موعدك «فقط» مع نفسك.

تنجح هذه الطريقة خصوصًا مع من تستهلك طلبات الآخرين أيامهم، ومع كل من يحتاج إلى فترات طويلة بلا مقاطعات لإنجاز عمل فعلي.

تحديد مدة المهام: سقف زمني لكل مهمة

تحديد مدة المهام يتعلق بالوقت الذي ستستغرقه المهمة، لا بموعد تنفيذها. تمنح المهمة مدة ثابتة، وعندما تنتهي، تتوقف وتقرر الخطوة التالية.

مثلًا: «سأخصص 45 دقيقة لمسودة هذا التقرير». عندما تنقضي الدقائق الـ45، تراجع ما وصلت إليه. ربما انتهيت، وربما أصبحت المسودة جيدة بما يكفي لإرسالها، وربما تحتاج إلى فترة أخرى غدًا. لكن ما لن تفعله هو الاستمرار في العمل 3 ساعات دون أن تنتبه.

تقول مقولة قديمة إن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح له، وتحديد مدة المهام هو عمليًا علاج لذلك. تناسب هذه الطريقة الساعين إلى الكمال، والمهام التي لا نهاية واضحة لها مثل البحث وتنقيح شرائح العروض والقراءة، وأي مهمة تتجنبها؛ فالبدء بـ«25 دقيقة فقط» أسهل بكثير من البدء بهدف «إنجاز المهمة كاملة».

تعود الفكرة إلى إدارة المشاريع. ففي فرق تطوير البرمجيات التي تتبع المنهجية الرشيقة، تُحدَّد مدد ثابتة لدورات العمل والاجتماعات لهذا السبب بالضبط.

الفرق الحقيقي

إليك أبسط طريقة للتمييز بينهما:

	تخصيص الفترات الزمنية	تحديد مدة المهام
السؤال الأساسي	متى سأنجز هذه المهمة؟	كم من الوقت سأخصص لها؟
ما تحميه الطريقة	جدولك الزمني	انتباهك وجهدك
عند انتهاء الوقت	تنتقل إلى الفترة التالية	تتوقف وتقرر: انتهت المهمة، أو أصبحت جيدة بما يكفي، أو تحتاج إلى فترة أخرى
الأنسب لـ	الأيام المزدحمة وكثرة الاجتماعات	السعي إلى الكمال والتسويف والمهام المفتوحة النهاية

وتتكامل الطريقتان جيدًا أيضًا. احجز في جدولك فترة تركيز مدتها ساعتان، ثم حدد مددًا للمهام ضمنها: 50 دقيقة للمقترح، و30 للميزانية، و20 للردود.

إذا كنت قد قرأت عن تقنية بومودورو، فهي نوع من تحديد مدة المهام يعتمد على جلسات قصيرة واستراحات ذات مدد ثابتة. أما تخصيص الفترات الزمنية وتحديد مدة المهام فهما أكثر مرونة، لأنك تحدد المدد بنفسك.

 

ماذا عن الاجتماعات والمقاطعات؟

هنا تنهار معظم الخطط، لذا ضع ذلك في الحسبان من البداية.

اترك وقتًا احتياطيًا. إذا كان جدولك ممتلئًا بالكامل، فسيفسد أول اجتماع يتجاوز وقته بقية اليوم. ترك فترة فارغة مدتها 30 دقيقة قبل الغداء وأخرى في منتصف فترة ما بعد الظهر يمنحك فرصة لتعويض التأخير.

خصص فترة للتعامل مع المستجدات. فمعظم الوظائف تتضمن رسائل وأسئلة سريعة ومشكلات صغيرة طارئة. بدلًا من الاستجابة لها طوال اليوم، خصص لها فترة أو فترتين. ستظل الأمور العاجلة تقاطعك، ولا بأس بذلك.

عندما يطرأ ما يعطل خطتك، انقل الفترة إلى موعد آخر بدلًا من حذفها. فالمهمة لا تزال بحاجة إلى إنجاز، ونقلها إلى عصر الغد يمنعها من الاختفاء من جدولك.

أخطاء شائعة

تخطيط كل 15 دقيقة على حدة. يبدو ذلك مبهرًا، لكنه ينهار بحلول الساعة 10 صباحًا. استخدم فترات أطول.

المبالغة في التفاؤل عند تقدير الوقت. يكاد الجميع يقللون من الوقت الذي تستغرقه المهام. إذا لم تكن متأكدًا، فأضف نصف المدة المقدرة إليها.

التعامل مع الخطة كأنها عقد ملزم. إنها دليل تسترشد به. وإعادة ترتيبها عندما تتغير ظروف يومك تعني أن النظام يعمل، لا أنه يفشل.

نسيان التوقف. في طريقة تحديد مدة المهام، التوقف هو جوهر الفكرة. استخدم مؤقتًا فعليًا، بدلًا من قول «سأراقب الساعة». 

جرّب الطريقتين خلال أسبوع واحد

إذا أردت معرفة أيهما أنسب لك، فإليك اختبارًا بسيطًا.

1. الاثنين والثلاثاء: استخدم تخصيص الفترات الزمنية فقط. في مساء اليوم السابق، قسّم يومك التالي إلى فترات، على أن تتضمن فترة تركيز طويلة واحدة على الأقل ووقتًا احتياطيًا.
2. الأربعاء والخميس: استخدم تحديد مدة المهام فقط. احتفظ بجدولك المعتاد، لكن اضبط مؤقتًا لكل مهمة تتطلب أكثر من 15 دقيقة.
3. الجمعة: اجمع بين الطريقتين. قسّم يومك إلى فترات، ثم حدد مددًا للمهام داخل كل فترة.

في نهاية كل يوم، دوّن أمرين: ما أنجزته، ومدى شعورك بالتوتر. وبحلول الجمعة ستعرف ما يناسبك.

ليست أي من الطريقتين حلًا سحريًا. لكن تحديد موعد لعملك وسقف زمني له من أبسط السبل لمنع الأمور المهمة من التأجل إلى الغد، مرة أخرى.